W każdym przedsiębiorstwie zarządzanie zasobami ludzkimi jest ważne. To, w jaki sposób jest ono zorganizowane, wpływa na jakość pracy, zadowolenie personelu i komunikację. Działania z tego zakresu będzie wspierać dobry program do kadr i płac.
Na rynku jest wiele programów kadrowych, jednak przed wyborem warto sprecyzować swoje potrzeby, by narzędzie rzeczywiście w pełni wspierało nas w codziennej pracy. O ile nasza firma jest już na rynku od jakiegoś czasu, to wiemy mniej więcej, jakie są nasze oczekiwania względem takiego oprogramowania. Dużo większy kłopot z ich określeniem mają osoby, które dopiero działalność gospodarczą rozpoczęły. Sprawdźmy więc, w czym pomoże nam program kadrowy i jakie funkcje obowiązkowo musi posiadać.
Zarządzanie dokumentacją obecnych i przyszłych pracowników
Pracodawca ma obowiązek prowadzenia teczki pracowników. Jednak w dobie nowoczesnych technologii nie trzeba przechowywać dokumentów w formie papierowej. Mając program kadrowy, łatwo można stworzyć e-teczki, w których będą wszystkie informacje na temat pracownika i jego dotychczasowego zatrudnienia. Zawarte w teczce dokumenty będą uporządkowane i w dowolnym momencie łatwo można znaleźć jakąś informację. To duża oszczędność miejsca i czasu.
Ponadto taki program może być dla nas dużym wsparciem, kiedy zamierzamy przyjąć nowych pracowników. Możemy gromadzić i katalogować dokumenty rekrutacyjne, a następnie łatwo analizować i wybrać najlepszych kandydatów, których zaprosimy na rozmowę kwalifikacyjną.
Rozliczanie wynagrodzeń, PIT i ZUS
To również coś, co jest w każdej firmie. Ważne jest nie tylko wyliczanie, jaka jest podstawowa stawka miesięczna. Ważne jest prawidłowe naliczanie wynagrodzenia przy zwolnieniach lekarskich, zastępstwach i nadgodzinach. Im więcej zatrudniamy pracowników, tym więcej czasu zajęłoby nam liczenie ręczne. Program kadrowy pomoże to zautomatyzować i od razu otrzymamy gotowe kwoty.
Z zatrudnianiem pracowników wiąże się obowiązek opłacania składek do ZUS, odprowadzanie podatków i wystawienia PIT, a urzędy są w tej kwestii bezlitosne. Błędy w formularzach wiążą się z wieloma konsekwencjami. I tutaj ważne jest, byśmy koncentrowali się na takich oprogramowaniach, które gdyby w przepisach coś się zmieniło, będą mieć aktualizację.
A może moduł kadrowy do systemu ERP?
Programy kadrowo-płacowe potrafią znacząco podnieść jakość pracy działu HR, zwiększyć wydajność i uporządkować dokumentację. Jednak nie zawsze musi to być odrębne rozwiązanie informatyczne. Dobrą propozycją jest także moduł kadry i płace programu enova365, czyli jednego z perfekcyjnie dopracowanych systemów ERP. System ERP pozwala zintegrować bazy danych poszczególnych komórek w jedną bazę, przez co każdy z uprawnionych użytkowników ma dostęp do wszystkiego. W przypadku działu kadr przydatny może być na przykład dostęp do dokumentów księgowych. Ponadto z systemów ERP można korzystać w chmurze, co oznacza, że pracownicy działu kadr mogą pracować zdalnie i mieć dostęp do tych samych informacji, co w biurze.